Moderne Arbeitsumgebung
Überall arbeiten, ohne Umwege
Ein Mitarbeitender soll im Büro, zu Hause und beim Kunden auf dieselben Daten zugreifen können — mit der aktuellen Version, ohne Kopien und ohne Umwege über private Postfächer. Genau das richten wir ein.
- Microsoft 365
- Teams und SharePoint
- Migration inklusive
Ausgangslage
Das Problem heisst Ordnung
Die meisten Betriebe haben Microsoft 365 bereits. Was fehlt, ist die Struktur dahinter. Dateien liegen gleichzeitig auf dem Server, in OneDrive und im Anhang alter E-Mails. Niemand weiss sicher, welche Version die aktuelle ist. Wer von unterwegs etwas braucht, schickt es sich selbst per Mail.
Das ist mehr als unbequem. Es kostet Zeit bei jeder Suche, führt zu doppelter Arbeit an unterschiedlichen Ständen und ist ein Datenschutzproblem, sobald Firmendaten über private Postfächer laufen.
Eine aufgeräumte Umgebung löst das: eine gemeinsame Ablage mit klaren Zuständigkeiten, Zugriff von überall, aktuelle Version für alle. Der Aufwand steckt nicht im Einschalten der Funktionen, sondern darin, vorher zu klären, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet.
Unsere Leistungen
Was wir einrichten und betreuen
Vom einzelnen Postfach bis zur vollständigen Umstellung des Dateiablagesystems.
Microsoft 365 einrichten
Mandant, Domäne, Benutzer und Lizenzen sauber aufgesetzt. Inklusive der Frage, welche Lizenz Sie tatsächlich brauchen — häufig lässt sich hier dauerhaft Geld sparen.
Exchange Online und Outlook
Postfächer, gemeinsame Postfächer, Verteiler, Kalenderfreigaben und Signaturen. So eingerichtet, dass Vertretungen und Abwesenheiten geregelt sind.
Microsoft Teams
Teams und Kanäle nach Ihrer tatsächlichen Struktur statt nach Vorlage. Damit Besprechungen, Chat und Dateien am selben Ort liegen.
SharePoint als Dateiablage
Die gemeinsame Ablage des Betriebs mit klarer Struktur und Berechtigungen. Von überall erreichbar, mit Versionsverlauf und ohne Kopien auf lokalen Rechnern.
OneDrive
Persönliche Arbeitsdateien synchronisiert und gesichert. Wenn ein Notebook ausfällt, sind die Daten trotzdem da.
Mobiles Arbeiten
Zugriff von Homeoffice, Baustelle oder unterwegs — auf Notebook, Tablet und Smartphone. Ohne VPN-Bastelei für die Dinge, die in der Cloud liegen.
Microsoft Entra ID
Benutzerverwaltung, Anmelderichtlinien und Multifaktor-Authentifizierung zentral gesteuert. Ein Konto pro Person, für alles.
Teams-Telefonie
Telefonie direkt in Teams: Anrufe auf Notebook und Smartphone, gemeinsame Nummern, Weiterleitungen und Vertretungen. Häufig günstiger als eine separate Anlage.
Migration bestehender Systeme
Umzug von altem Mailserver oder Fremdanbieter zu Exchange Online, inklusive Verlauf und Kalender. Und die Überführung gewachsener Netzlaufwerke nach SharePoint.
Berechtigungen und Struktur
Wer darf was sehen, ändern und teilen? Sauber gesetzt und dokumentiert — statt Freigaben, die im Lauf der Jahre entstanden sind und die niemand mehr überblickt.
Im Detail
Etwas technischer
Wie eine Umstellung in der Praxis abläuft und worauf es dabei ankommt.
Von Netzlaufwerken zu SharePoint
Der häufigste Schritt — und der, bei dem am meisten schiefgehen kann, wenn man einfach alles hochlädt. Eine gewachsene Ordnerstruktur überträgt ihre Probleme sonst eins zu eins in die Cloud.
- Bestandsaufnahme: was wird tatsächlich noch gebraucht
- Neue Struktur nach Arbeitsbereichen statt nach Abteilungen von früher
- Berechtigungen neu vergeben statt übernehmen
- Umzug in Etappen mit einem Bereich als Pilot
E-Mail-Migration
Der Umzug von Postfächern lässt sich so planen, dass niemand eine Nachricht verliert und die Umstellung ausserhalb der Arbeitszeit stattfindet.
- Vorbereitung der Domäne und der DNS-Einträge
- Übernahme von Nachrichten, Ordnern, Kalendern und Kontakten
- Umschaltung zu einem Zeitpunkt mit geringem Aufkommen
- Nachlauf, damit noch an die alte Adresse gerichtete Nachrichten ankommen
Anmeldung und Sicherheit
Eine moderne Arbeitsumgebung heisst, dass Firmendaten von überall erreichbar sind. Genau deshalb muss die Anmeldung stimmen.
- Multifaktor-Authentifizierung verbindlich für alle Konten
- Veraltete Anmeldeprotokolle deaktivieren
- Bedingter Zugriff für besonders schützenswerte Bereiche
- Administrative Konten getrennt vom Alltagskonto
Was Microsoft nicht für Sie erledigt
Ein Punkt, der regelmässig übersehen wird und im Ernstfall teuer ist.
- Microsoft sichert die Verfügbarkeit des Dienstes, nicht Ihre Inhalte
- Gelöschte Postfächer und Dateien sind nach Ablauf der Frist endgültig weg
- Eine eigene Sicherung von Microsoft 365 gehört dazu
- Details dazu auf unserer Seite zu Backup & Datensicherheit
Wiedererkannt?
Typische Probleme, die wir lösen
Wenn Sie das kennen, lässt sich mit überschaubarem Aufwand viel verbessern.
- Dateien liegen gleichzeitig auf dem Server, in OneDrive und in E-Mail-Anhängen
- Niemand weiss sicher, welche Version die aktuelle ist
- Mitarbeitende schicken sich Firmendaten an private Adressen
- Von unterwegs ist der Zugriff umständlich oder gar nicht möglich
- Teams wurde eingeschaltet, aber nie strukturiert — jetzt gibt es dreissig Kanäle
- Berechtigungen sind über Jahre gewachsen und niemand überblickt sie
- Beim Austritt eines Mitarbeitenden bleiben Daten und Zugänge zurück
Vorgehen
So gehen wir vor
Analyse
Wir schauen uns an, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird — wer braucht welche Daten, wo entstehen Umwege. Erst danach reden wir über Funktionen.
Planung
Sie erhalten einen Vorschlag für Struktur, Berechtigungen und Ablauf der Umstellung, inklusive Lizenzbedarf und Kosten.
Umsetzung
Einrichtung und Migration in Etappen, mit einem Bereich als Pilot. Dazu eine kurze Einführung für Ihre Mitarbeitenden, damit die Umstellung im Alltag ankommt.
Betreuung
Danach übernehmen wir Benutzerverwaltung, Anpassungen und Support — als fester Ansprechpartner für Ihre gesamte Microsoft-Umgebung.
Warum Byte-Express
9 Jahre für die Ostschweiz
Feste Ansprechpartner
Sie sprechen mit einer Person, die Ihre Umgebung kennt. Nichts muss zweimal erklärt werden.
Auf KMU ausgerichtet
Lösungen in der Grössenordnung Ihres Betriebs — nicht die abgespeckte Version eines Konzernkonzepts.
Verständliche Beratung
Wir erklären, warum etwas sinnvoll ist, und sagen ebenso klar, wenn etwas nicht nötig ist.
Vor Ort und remote
Fernwartung, wenn es schnell gehen muss. Vor-Ort-Einsatz, wenn es anders nicht geht.
Ein Ansprechpartner für alles
Netzwerk, Arbeitsplätze, Microsoft 365, Sicherung und Sicherheit aus einer Hand.
Auf Dauer angelegt
Wir bauen keine Abhängigkeit ein. Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen.
Häufige Fragen
Fragen zu Moderne Arbeitsumgebung
Etwas Offenes? Rufen Sie an — das klärt sich meist in fünf Minuten.
Brauchen wir noch einen eigenen Server?
Oft nicht mehr in der bisherigen Form. Für Dateiablage und E-Mail lässt sich vieles ablösen. Branchensoftware, die zwingend einen lokalen Server braucht, bleibt aber ein guter Grund, einen zu behalten. Wir schauen uns Ihren konkreten Fall an, statt pauschal zu Cloud oder Server zu raten.
Was kostet Microsoft 365 für unseren Betrieb?
Das hängt von Anzahl und Art der Lizenzen ab. Häufig lässt sich bei bestehenden Umgebungen sparen, weil zu hochwertige Lizenzen für Rollen vergeben wurden, die weniger brauchen. Wir prüfen das mit und weisen Sie darauf hin.
Wie lange dauert eine Umstellung?
Eine reine E-Mail-Migration für einen kleinen Betrieb ist oft an einem Wochenende erledigt. Die Überführung gewachsener Netzlaufwerke nach SharePoint dauert länger, weil vorher Struktur und Berechtigungen geklärt werden müssen. Wir arbeiten in Etappen, damit der Betrieb weiterläuft.
Gehen bei der Migration E-Mails verloren?
Bei sauberer Planung nicht. Nachrichten, Ordner, Kalender und Kontakte werden übernommen, und das alte System bleibt eine Zeit lang erreichbar. Die Umschaltung legen wir auf einen Zeitpunkt mit wenig Aufkommen.
Kommen unsere Mitarbeitenden damit zurecht?
Die Oberflächen sind vertraut — Outlook bleibt Outlook. Bei der Ablage ändert sich mehr, deshalb gehört eine kurze Einführung zur Umstellung dazu. Erfahrungsgemäss ist die Umgewöhnung nach ein bis zwei Wochen abgeschlossen.
Lohnt sich Telefonie über Teams?
Wenn ohnehin mit Teams gearbeitet wird und die Telefonanlage ersetzt werden müsste: häufig ja. Anrufe laufen dann auf Notebook und Smartphone, Weiterleitungen und Vertretungen sind einfach einzurichten. Bei einer noch funktionierenden Anlage lohnt sich der Wechsel meist erst zum Ende ihrer Lebensdauer.
Sind unsere Daten in der Cloud sicher?
Die Plattform selbst ist gut abgesichert. Die Schwachstelle liegt fast immer bei der Konfiguration und den Zugängen. Deshalb gehören Multifaktor-Authentifizierung, aufgeräumte Berechtigungen und eine eigene Sicherung untrennbar dazu — mehr dazu auf unseren Seiten zu IT-Sicherheit und Backup.
Überall dieselben Daten?
Wir schauen uns an, wie Ihr Betrieb heute arbeitet, und zeigen Ihnen, was sich mit Microsoft 365 sinnvoll vereinfachen lässt.